6. Настройка программы

План Счетов
Проводки
Справочники

План Счетов

Описание счета
подключение аналитики
подключение реестра документов
аналитические опции
другие опции
Функции работы со счетами
Ввод остатков на начало года
План Счетов вызывается из меню "настройка" главного меню программы, комбинацией клавиш "Alt+S" или кнопкой  - план счетов  на главной панели программы.
Окно Плана счетов содержит панель с кнопками функций работы со счетами, перечень счетов/субсчетов и окно с описателем счета. Чтобы посмотреть описание счета, нужно нажать клавишу Enter. Справа находится вертикальная полоса прокрутки окна плана счетов.
Назначение кнопок на панели окна: Перечень счетов содержит информацию о номере счета/субсчета, названии, типе. Колонка "А" указывает, подключен ли к счету аналитический справочник с указанием кода этого справочника. Если настройками поддерживается подключение двух аналитических справочников к счету, на экране будет две колонки "А" с кодами первого и второго справочника. Колонки "с-до дебет" и "с-до кредит" показывают остатки на счетах на начало года. Для быстрого перемещения к нужному счету просто наберите первые цифры его номера.

Описание счета

При нажатии кнопки "новый" (Insert) окно описания счета становится видимым и переходит в режим редактирования. Этот режим доступен только для рабочих мест, у которых имеются права Главного Бухгалтера (по умолчанию так и установлено). Для пользователей с правами Бухгалтер или Только для просмотра План счетов доступен только справочно.
Перемещение по полям ввода осуществляется с помощью клавиши "Enter", "Tab" или мышкой. В поле "счет" вносится номер счета/субсчета, а "название" - наименование счета. Номер счета может содержать цифры и прописные латинские буквы. Для внесения типа счета нужно нажать кнопку выбора на меню  справа от поля "тип". Возможны следующие типы: Тип счета "забалансовый" используется, например, для ведения учета иностранных валют. Обороты и остатки по такому счету не будут включаться в оборотный баланс.

подключение аналитики

Ниже находятся два селектора для подключения к счету аналитического справочника. Если справочник не подключен, то в окне будет пустая строка. Такой счет считается синтетическим. Кнопка  "выбор" (справа от окошка) выводит на экран перечень аналитических справочников. Если в данном перечне нет нужного справочника, нужно выйти из Плана Счетов, зайти в окно описателя аналитических справочников и добавить нужный справочник. В некоторых случаях к одному счету необходимо подключить два справочника. Например, для ведения учета товаров по объектам учета (товары) и по месту хранения (склады или подразделения). Второй аналитический справочник можно подключить только если программа работает в стандартном режиме (отключена совместимость с "Главбухом" для ДОС). Если аналитический справочник один, он всегда должен быть подключен как первый справочник.

подключение реестра документов

В стандартном режиме работы программы к счету можно прикрепить реестр документов. Например, к кредиту счета 51 можно прикрепить реестр платежных поручений, к дебету 50 - реестр приходных, а к кредиту - расходных ордеров. В этом случае при вводе проводки по данному счету на экран будет вызываться соответствующий реестр документов и пользователь двойным щелчком мыши сможет выбрать нужный документ, который будет прописан в проводке. При вводе проводки непосредственно из документа эта информация прописывается автоматически. Затем, при расшифровке проводки можно будет просмотреть исходный документ. Также можно посмотреть проводки, связанные с определенным документом. К одному счету можно подключить два реестра документов, каждый из которых можно подключить только к дебету, только к кредиту или и к дебету, и к кредиту. Для этого нужно включить соответствующие опции "д" (дебет) или "к" (кредит) справа от меню выбора документов.

аналитические опции

Следующие три параметра настраиваются только для аналитических счетов. Если параметр "пересчитывать с Главной книгой" включен, аналитические остатки на счете пересчитываются каждый раз при перерасчете Главной книги. Включение этого режима гарантирует, что аналитические остатки по счету всегда рассчитаны, но при этом замедляется пересчет Главной Книги. Если пересчет Главной книги занимает слишком много времени, отключите этот параметр для аналитических счетов, по которым не требуется иметь развернутое сальдо. Параметр "с учетом номера документа" позволяет задать ведение аналитического учета по объектам с учетом номера документа. Например, в расчетах с дебиторами и кредиторами по каждой организации может быть несколько остатков по различным документам. Параметр "количественный учет" позволяет вести количественный учет на счете.

другие опции

Поля "(Актив)" и "(Пассив)" заполняются в случае, когда необходимо вести баланс по разделам. В эти поля вносятся номера разделов из режима "Установки" закладка "Синтетика". Включая счета в соответствующие разделы таким образом можно получить вид баланса "баланс с группировкой" из меню "отчеты", "баланс и аудит".
Последняя опция "валютный счет" становится активной только при выборе типа счета "забалансовый". Она позволяет для счета валюты (учет в натуральном выражении) задать соотвествующий счет эквивалента в национальной валюте и код валюты.
Отметка "видимость для всех" позволяет отметить счета, которые будут скрыты из оборотного баланса для некоторых пользователей. По умолчанию все пользователи могут видеть все счета. Если отметку "видимость для всех" снять, данный счет будет исключен из оборотного баланса для пользователей, для которых в настройках их рабочих мест (на закладке "Админист") отмечен пункт "видеть только разрешенные счета". Такие пользователи не смогут получить расшифровку остатков и оборотов по этим счетам и из некоторых других отчетов, например, "быстрого баланса". Такой пользователь не сможет редактировать или удалить подобный счет из Плана Счетов. Эта функция программы используется для ограничения доступа к информации для рядовых бухгалтеров (например, бухгалтеру, специализирующемуся на учете материалов, можно "закрыть" информацию о движении и остатках на расчетном счете или на счетах уставного фонда, что актуально для закрытых акционерных обществ; также могут закрываться счета для ведения управленческого учета, видимые высшему руководству, но не нужные простым учетным работникам).

Когда описание счета закончена, нажмите кнопку  "сохранить" для включения нового счета или субсчета в План Счетов.
Кнопка  "отменить" не сохранит введенные данные. Карточку описателя счета можно сделать видимой и при просмотре списка счетов. Для этого используется клавиша F6.

Функции работы со счетами

Справочник проводок

Настройка справочника операций и проводок осуществляется при выборе пункта "настройки"-"проводки" основного меню программы или комбинацией клавиш "Alt+T", или кнопкой  "справочник проводок" на главной панели программы.
Окно справочника проводок содержит панель с кнопками и само дерево проводок.
Активная вершина дерева отмечена цветом. Каждая ветка, которая имеет свои подуровни дерева, начинается с квадратика со знаком "+" внутри. Щелчок левой кнопки мыши на этом квадратике раскрывает ветку и в квадрате появляется знак "-", означающий, что ветка раскрыта. Щелчок мыши на самом названии ветки позволяет изменить текст строки. Дерево проводок задает иерархический справочник операций со списками проводок от каждой операции. Любая вершина дерева - или наименование операции (часть наименования), или проводка. От каждого наименования операции должна отходить хотя бы одна ветка с описанием проводки. Проводка отличается от названия первым символом - для проводки это всегда знак "=". Например, на рисунке раскрыта одна из операций: "Р/с приход - предоплата", по которой делается три проводки: сумма операции проводится в д-т 51, к-т 48, затем д-т 48, к-т 76, и, наконец, вычисляется сумма НДС (сумма операции умножается на коэффициент 0,166666667) и с этой суммой делается проводка д-т 67/1, к-т 68/3. Подробнее синтаксис описания проводок приведен в технической документации.

На панели рабочего меню расположены кнопки:

поиск в тексте дерева (Ctrl-F)- режим поиска подстроки.
В качестве подстроки можно задать название операции или счет/субсчет. Если в дереве есть искомая подстрока, соответствующая ветка дерева будет раскрыта и станет активной. Продолжить поиск по заданному условию можно клавишей "F3". При этом будут раскрываться подряд все ветки с заданным условием. Если подстрока не найдена в дереве проводок, на экран выводится сообщение.
добавить ветку (Ins)- добавляет ветку в активную вершину;
Создается дочерняя ветка от активной вершины дерева. По умолчанию ветке присваивается имя "..." и автоматически включается режим редактирования, позволяющий тут же ввести новое название или проводку.
изменить (F4)- режим корректировки текста строки;
удалить вершину (Ctrl+Del)- удаляет активную вершину со всеми ее подвершинами
раскрыть дерево - раскрывает все подуровни дерева и выводит их на экран
В таком виде дерево проводок становится трудно обозримым, зато видны все соседние ветви дерева.
отметить поддерево для копирования (F6)- копирует активное поддерево в буфер.
Скопированное поддерево затем можно вставить в другую ветку дерева. При нажатии на кнопку копирования рядом появляется кнопка , означающая, что поддерево запомнено и может быть вставлено. Чтобы вставить поддерево, установите курсор в нужную конечную вершину (она не должна иметь подвершин) и нажмите кнопку вставки  или Ctrl-Ins.
сохранить (F2) - выход из справочника проводок с сохранением внесенных изменений;
выйти без сохранения - выход из справочника проводок без сохранения внесенных изменений.
Правая кнопка мыши выводит на экран всплывающее меню, которое позволяет выполнить ряд дополнительных операций с деревом проводок:

Справочники

подключение справочника
ввод и корректировка аналитических объектов
поиск в справочнике
Специальные функции в справочниках
Особенности заполнения полей

Описание справочника

Для редактирования списка справочников и их заполнения предназначено окно "справочники", которое вызывается из меню "настройка" - "справочники" главного меню программы или комбинацией клавиш "Alt+W", или кнопкой  "справочники" на главной панели программы.
Окно "аналитические справочники" состоит из панели с кнопками и списка аналитических справочников. Кнопки на панели окна предназначены для ввода новых справочников, корректировки описаний существующих, удаления ненужных справочников. Эти же функции доступны через меню по правой кнопке мыши, через которую также доступна функция перекодировки структуры базы справочника (если такое предусмотрено в описателе справочника). Двойной щелчок левой кнопки на строке со справочником или нажатие клавиши Enter выводит на экран аналитический справочник для ввода или корректировки объектов, описанный ниже. Если рабочее место работает в режиме просмотра данных, или имеет права Бухгалтера (а не Главного Бухгалтера или Администратора), то функции изменения описателей справочников, их перекодировки и редактирования объектов могут быть отключены.

При редактировании описателя справочника или вводе нового справочника появляется окно со списком параметров:
Необходимо заполнить код, название, тип и путь с указанием имени файла справочника. Для записи описателя справочника нажмите кнопку "сохранить", для отказа от внесенных изменений - "отменить".
В поле "код справочника" можно внести цифру или большую латинскую букву. Не рекомендуется менять коды справочников, входящих в поставку, т.к. они используются в настройках документов и некоторых печатных форм. Код справочника должен быть уникальным.
В поле "наименование" вносится название справочника.
Поле "тип" заполняется из селектора имеющихся типов справочников. Выбор типа определяется назначением справочника и счетом, к которому он будет подключен. Например, к счету 03 "ремонт основных средств" можно подключить аналитический справочник по материалам для ремонта основных, но не нужные в справочнике материалов, который подключен к счету 05 "Материалы". Для этого можно создать справочник "Материалы на ремонт ОС" и выбрать для него тип "мат.ценности".
Тип справочника "простой" выбирается для простых справочников, где информация содержится только в одном поле. Например, так удобно хранить текстовые шаблоны для заполнения платежных документов или статьи затрат, виды прибыли. Тип справочника определяет описатель, который определяет структуру и особенности справочника (варианты группировки, вид и размеры реестра, вид и размеры карточки объекта, порядок сортировки, варианты поиска и др.). Любой DBF-файл может быть использован в качестве справочника, необходимо только подготовить соответствующий файл описания, задать его имя в окне описатель справочника (описание см. в технической документации) и подключить справочник через тип "подключаемый". Единственное условие к справочнику - его записи не должны паковаться (логически удаленные записи не должны исключаться физически). "Пустой" справочник позволяет вводить аналитические коды без вызова собственно справочника.
После выбора типа справочника нужно заполнить поле путь и имя файла. Если в качестве справочника подключается уже существующий файл, то, нажав кнопку "найти файл" справа от поля найти файл и подключить его двойным щелчком мыши или клавишей "Enter". При создании нового файла нужно ввести его имя латинскими буквами без расширения или с расширением .DBF (другие форматы не поддерживаются). Если справочник должен быть расположен на диске не в директории с программой "Главбух", то нужно задать полное имя с описанием пути к файлу. При работе в сети с нескольких компьютеров данные обычно находятся на сервере, имя диска которого может быть различным для разных пользователей. В такой ситуации имя файла должно содержать полный путь к файлу от верхнего каталога сервера без указания имени диска, а программы должны запускаться с диском сервера в качестве текущего. Например, справочник matotv.dbf должен располагаться на сервере в директории TOV. Тогда запись в поле должна выглядеть так:

\TOV\MAT_OS
В описателе справочника может присутствовать поле отметки "кодировка 1251". Если включить эту опцию, в базу данных справочника информация будет записываться в кодировке Windows 1251, в противном случае (по умолчанию) - в кодировке украинского ГОСТа (похожей на ДОС-кодировку таблицы 866, но с переставленными украинскими буквами). При неправильно выбранной кодировке вместо текста на экран выводится абракадабра. Кодировку 1251 рекомендуется применять для справочников, содержащих текст на украинском языке и к содержимому которых необходимо обращаться из программ Microsoft Office.

Работа с аналитическими справочниками

Двойной щелчок мыши на выбранном справочнике выведет на экран окно со списком объектов справочника.
Окно справочника содержит панель рабочего меню и список (реестр) аналитических объектов. В зависимости от описателя справочника реестр содержит одно или несколько полей. Описателем также определяется, будет ли подключен классификатор. В таком же виде справочники вызываются при вводе проводок и операций.
Примеры справочников с и без классификатора:

Например, в справочнике сотрудников выведены поля: "фамилия", "статус" (признак основной или совместитель) и "оклад", а в справочнике организаций только поле "название".
Назначение кнопок на панели окна справочника: Если данный справочник в настройках программы перечислен в графе "закрытые справочники", кнопки редактирования, добавления и удаления объектов будут невидимы. Вид карточки объекта при редактировании или добавлении полностью определяется описателем справочника. Постоянными являются только кнопки на верхней панели окна, необходимые для завершения редактирования:
сохранить изменения - записать карточку и внести ее в аналитический справочник;
перечитать с диска - повторить чтение карточки из базы данных, в виде до внесения каких-либо изменений;
выйти без сохранения - выход из режима ввода/корректировки без сохранения введенных данных;
калькулятор - вызов встроенного калькулятора для расчета значений полей.

Поиск объекта в справочнике

поиск по подстроке
Строки справочника обычно отсортированы по главному полю - название для организаций, номенклатурный номер для товаров и т.п. Для быстрого поиска объекта в таком списке нужно щелкнуть мышкой на окне справочника и на клавиатуре набрать первую букву или подстроку в начале названия искомого объекта. При этом курсор будет сам переходить на нужную запись, если такая имеется.
поиск по реквизитам
Если таким образом нужный объект найти не удалось, можно воспользоваться кнопкой  поиск (Ctrl+F), которая выводит на экран окно для ввода условий поиска объекта. В зависимости от типа справочника варианты поиска могут быть разными. Например, для справочника организаций это поиск в названии, по коду ОКПО, расч.счету и т.д., а для справочника сотрудников - по фамилии, по идентификационному коду или табельному номеру. Можно искать как по подстроке, так и по полному совпадению. Если нужный объект найден, на нем будет установлен курсор, в противном случае будет выведено сообщение. Продолжить поиск по заданному условию можно клавишей "F3".
поиск по классификатору
Если к справочнику подключен классификатор, поиск можно облегчить, выведя на экран только объекты заданной группы или подгруппы классификатора. Для этого нужно сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши на соответствующей ветке классификатора.
поиск по фильтру
Можно также установить фильтр для включения в список только тех аналитических объектов, которые удовлетворяют условию фильтра. Для этого нужно выбрать в контекстном меню по правой кнопке мыши пункт "Фильтр" или нажать Ctrl-Alt-F и ввести условия фильтра. Условия можно задать для каждого поля справочника, включенного в экранный реестр. Для количественных полей можно задать интервал значений, для остальных - подстроку, которая должна быть в соответствующем поле объекта. Для включения в фильтр условия нужно сделать отметку в квадратике напротив названия реквизита и в появившемся окне ввести искомое значение. Несколько условий объединяются оператором "И", т.е. должно выполняться и то, и другое условие. После ввода условий фильтра нажмите кнопку "OK" на верхней панели окна фильтра, для отказа - кнопку . Для отмены действия фильтра наложите пустой фильтр (оставьте неотмеченными все условия и нажмите "OK").
поиск в больших справочниках
Некоторые справочники могут содержать очень много записей, что будет замедлять работу при составлении их списка для выбора пользователем. Для них предусмотрен специальных режим работы, когда справочник на экран выводится пустым, но внизу экрана имеется специальная кнопка НАЙТИ для ввода запроса к справочнику. Количество записей в справочнике, начиная с которого справочник начинает работать в таком режиме, задается в файле описания, параметр M. Кнопка НАЙТИ позволяет построить запрос к справочнику, например: вывести организации, начинающиеся на "МП" или "ООО", вывести организации с кодом ОКПО, начинающемся на "215", вывести сотрудников, фамилии которых начинаются на "А". После выполнения запроса таблица справочника заполняется найденными объектами, из которых можно сделать выбор (и дополнительный поиск) описанными выше средствами.
 

Специальные функции при работе со справочниками

восстановление удаленного объекта
На верхней панели слева находится пустое поле, которое используется для восстановления удаленного аналитического объекта.
Иногда бывает так, что аналитический объект удален из справочника, а на нем остался остаток и нужно объект восстановить (в этом случае необходимо именно восстановить объект, а не вносить его как новый). Вначале надо определить код удаленного объекта (например Ctrl-K, в аналитической ведомости), выбрать из контекстного меню пункт "восстановить" и внести код объекта в поле в режиме восстановления удаленного объекта. Для завершения работы нажать Enter.
просмотр кодов объектов
для просмотра внутренних кодов аналитических объектов нужно выбрать пункт меню "показать коды" из контекстного меню по правой кнопке мыши или нажать Ctrl-K. В проводках записывается именно этот код, представляющий собой порядковый номер записи в базе данных. Для перехода (и поиска) к объекту с известным кодом выберите пункт "перейти по коду" и введите код в окне ввода удаленного объекта.
переиндексация
Для поиска и сортировки справочников используются индексы, которые пересчитываются при модификации справочников. Однако, при сбоях и системных ошибках может сложиться ситуация, когда справочник отображается неверно или не полностью. Пункт контекстного меню "переиндексация" производит принудительный пересчет индекса, используемого для поиска в "большом" справочнике (когда на экране видны не все записи и нужно задавать специальный запрос для вывода части записей, удовлетворяющих запросу). Все индексы можно удалить из меню "настройка"-"спец.функции"-"удалить индексы" (если меню недоступно, это можно сделать комбинацией клавиш Ctrl-Shift-F10)
остатки и обороты по объекту
Прямо из справочника можно увидеть остатки и обороты по данному аналитическому объекту. Функции можно вызвать как из контекстного меню, так и функциональными клавишами (F6 - для остатков, F9 - для оборотов). Если по объекту несколько остатков на разных счетах, они будут показаны все. Обороты показываются с начала текущего года, также по всем счетам, где прописана аналитика по данному объекту. Обороты показаны в виде списка проводок, из которого можно сформировать множество отчетов. В данные об остатках по объекту могут быть не включены остатки по счетам, которые не пересчитываются при расчете Главной книги (пункт "пересчитывать с Главной Книгой" в настройке счета выключен). Чтобы такие остатки попадали в отчет, нужно предварительно выполнить пересчет аналитических остатков по данным счетам за текущий месяц, для чего достаточно просто войти в аналитический отчет по счету.

Особенности заполнения полей в справочниках разных типов

Карточка организации имеет обязательную для заполнения верхнюю часть и справочную - нижняя панель. Правильное заполнение верхней части позволит автоматически формировать платежные документы с минимальным ручным вводом данных по организации. Для заполнения карточки нужно обязательно заполнить поля:  Карточка содержит три поля:
 "код валюты" - код валюты выбирается из меню выбора (кнопка "выбор" справа от поля);
"дата" - дата, на которую вводится курс валюты;
 "курс" - курс валюты.
 
  •  Тип "осн.средства".
  •  Карточка основного средства имеет две части. Поля, расположенные в верхней части, должны быть обязательно заполнены:
     "Ном.номер" - номенклатурный номер основного средства должен быть уникален;
     "Дата ввода в эксплуатацию" - при ее отсутствии не будет начисляться амортизация (износ);
     "Наименование" - название основного средства;
     "Материально-ответсвенное лицо" - выбирается из справочника сотрудников (при условии, что он создан) по кнопке "выбор" справа от поля; поле заполняется через справочник, если нужно вести аналитику по МОЛ;
     "Подразделение" - выбирается из справочника подразделений (при условии, что он создан) по кнопке "выбор" справа от поля; поле заполняется через справочник, если нужно вести аналитику по подразделениям;
     "Группа" - группа, к которой относится основное средство;
    "назначение", "принадлежность", "использование" - поля заполняются через меню выбора справа от поля. Эти поля используются при расчете амортизационных отчислений.
     Нижние поля заполнять необязательно.

    Остальные пункты меню "Настройка"

    Выбор месяца

    Пункт меню "настройка"-"выбрать месяц" или клавиша "F8" выводит на экран меню для выбора текущего месяца, за который будут строиться отчеты.

    Закрытие месяца

    Пункт меню "настройка"-"закрыть месяц" выводит на экран окно закрытия или открытия месяца для ввода проводок и операций. Данный режим необходим, чтобы застраховать данные от ошибочных проводок после сдачи баланса. Чтобы закрыть месяц нужно щелкнуть мышкой на нужном месяце и защита будет включена. Отменить - повторное нажатие мышкой.

    Пересчет остатков

    Пункт "настройка"-"пересчет остатков" пересчитывает остатки по счетам за активный месяц. Обычно остатки пересчитываются автоматически при внесении проводок, однако, если на компьютере была установлена неправильная дата, автоматический пересчет может не сработать. В этом случае и используется принудительный пересчет. Для пересчета Главной Книги с начала года выберите текущий месяц январь и выполните пересчет остатков. Это может понадобиться также при восстановлении данных из архивов или после сбоев, вызванных неисправностью оборудования или компьютерными вирусами.

    Конец года

    Пункт "настройка"-"конец года" выводит на экран запрос о переносе остатков на следующий год. Этот режим создает план счетов и список справочников для следующего года, рассчитывает итоговые синтетические и аналитические данные текущего года и устанавливает их как начальные для следующего года. Чтобы начать работу в январе следующего года, выполните этот переход. Когда отчет за прошлый год будет готов, перенос остатков можно повторить, чтобы не исправлять остатки в Плане Счетов нового года вручную. При этом нужно помнить, что при переносе все исправления, которые Вы вносили в План Счетов и список справочников нового года будут утеряны.
     
    назад