Импорт проводок

Импорт проводок из внешних источников позволяет автоматически ввести в программу проводки из другой базы проводок, созданной на удаленном рабочем месте, или из текстового файла, подготовленного средствами текстового редактора, электронной таблицы типа Excel или пользовательской программой.

Импорт проводок из другой базы проводок

Импорт проводок из внешней базы проводок используется, когда рабочие места программы "Главбух" находятся на разных компьютерах, не подключенных в локальную или глобальную сеть (например, в основном и удаленном офисе, складе, филиале...) и есть необходимость периодически объединять данные для получения общей Главной Книги, ведения расчетов с покупателями и поставщиками и т.п.
В этом случае данные базы проводок за нужный месяц и, возможно, некоторые аналитические справочники, передаются в центральный офис, где помещаются в специальный каталог для импорта данных. Имя этого каталога указывается в настройках программы (закладка "Общие"). Затем через главное меню программы вызывается функция импорта ("данные"-"импорт"):
Можно задать интервал дней для импорта (чтобы не импортировать уже переписанные проводки). В окне "вид проводок" можно задать шаблоны проводок, которые будут импортироваться. Пустой список означает, что будут импортироваться все проводки. Проводки задаются в виде списка счет_дебета, счет_кредита, ..., счет_дебета, счет_кредита. В названиях счетов можно использовать маску *, означающую совпадение с любым счетом. Например, для импорта только проводок по приходу и расходу товаров нужно задать: 281,*,*,281. Можно также импортировать только проводки от определенного экземпляра задачи (по коду рабочего места или журнала операций), или номера задачи (приходные или расходные реестры товарного блока).  При нажатии на кнопку со знаком  проводки из указанного каталога за текущий месяц обрабатываются программой импорта, аналитические объекты в них, если необходимо, перекодируются. Если в настройках задано "сделать операцию", то список импортируемых проводок оформляется как проводки от операции, которая будет помещена в заданный журнал операций. Это необходимо для того, чтобы потом можно было легко удалить все импортированные проводки, просто удалив операцию импорта. Если "сделать операцию" не указано, в проводках остаются старые коды задач и экземпляров и их можно удалять или редактировав, переписав (вручную) соответствующие базы операций. В этом случае перед повторным импортом проводок за тот же интервал дней необходимо вручную удалять из базы уже импортированные проводки (например, по коду задачи или экземпляра, используя БК Мастер).

Перекодировка аналитических объектов

При работе не в локальной сети возникает ситуация, когда, например, отгрузка покупателям производится из удаленного офиса, а оплата поступает в центральный офис, при этом справочник покупателей может независимо пополняться как в удаленном офисе, так и в центральном (т.е. физически это разные базы данных). При импорте проводок из удаленного рабочего места необходимо идентифицировать организации, т.е. при записи проводок в общую базу найти в общем справочнике организаций соответствующего покупателя и прописать его код. Для идентификации организаций используется код ОКПО. Это означает, что при вводе новой организации, как в центральном, так и в удаленном офисе, обязательно вводится код ОКПО организации. Затем при импорте данных справочник организаций удаленного офиса помещается в тот же каталог импорта, что и база проводок. Структуры и описатели справочников организаций, а также их коды, разумеется, должны совпадать на всех участках. При импорте проводки с объектом из базы организаций программа ищет в общем справочнике организаций запись с тем же кодом ОКПО и прописывает ее код в импортируемой проводке. Если такая запись не найдена, эта организация добавляется в общий справочник. Если поле ОКПО не заполнено, программа пытается произвести идентификацию по названию организации. В настоящее время программа поддерживает идентификацию с перекодировкой для следующих типов справочников:
 
тип справочника поле идентификации в базе значение поля
организации MFO_2 код ОКПО
товары NNOM1 номенклатурный номер

Импорт проводок из текстового файла

Импорт проводок из текстового файла может понадобиться для быстрого ввода проводок, подготовленных другими программными средствами или на компьютерах, на которых не установлена программа "Главбух".
Проводки передаются в текстовом файле, по одной проводке в каждой строке. Проводка задается параметрами, разделенными символом табуляции CHR(9) в следующем порядке: Любой параметр может отсутствовать. В качестве аналитики передается число, представляющее собой номер записи в соответствующем справочнике. Например, пусть к счету 36 прикреплен справочник организаций, соответствующий базе данных ORGS.DBF. Если при передаче проводки по счету 36 указана аналитика, например, 145, это означает, что проводка сделана с организацией, имеющей в базе ORGS.DBF порядковый номер 145.